Personuppgifter och GDPR

Vad är personuppgifter och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig digitalt. Till exempel när vi skriver utredningar, handlägger ärenden som rör enskilda, i e-post, när vi skapar och lagrar dokument med personuppgifter.

Varför hanterar vi dina personuppgifter?

Inom Hagfors kommun hanterar vi personuppgifter i många olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att tillhandahålla det stöd och den service vi ansvarar för. Det kan handla om personuppgifter för den som är elev, fastighetsägare, uppdragstagare, verksamhetsutövare, behöver vård eller annan stödinsats, eller är hagforsbo och har kontakt med kommunens verksamheter. Det kan till exmpel vara för att:

• Tillhandahålla förskola och skola för barn och ungdomar, och erbjuda skolhälsovård och kulturskola.
• Utföra vårt uppdrag inom plan- och bygg, till exempel hantera bygglov och planera mark.
• Ta hand om våra gator och tillhandahålla parkering.
• Ta hand om avfall och tillhandahålla vatten och avlopp.
• Utöva tillsyn inom områdena alkohol och tobak, miljö och livsmedel.
• Utföra vårt uppdrag för de som har behov av stöd i form av god man eller förvaltare.
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, färdtjänst och bostadsanpassning, flyktingmottagande.
• Lokala arbetsmarknadsåtgärder och integration på arbetsmarknaden.
• Samverka med externa aktörer inom näringsliv och turism.
• Genomföra val.
• Nämnder och utskott ska kunna fatta beslut i ärenden och personuppgifter kan till exempel förekomma i underlag för beslut, kallelse och protokoll.
• Ta hand om förslag, synpunkter, frågor och felanmälningar från enskilda.
• Administrera uppgifter om kunder och leverantörer, till exempel för att tillhandahålla kommunala tjänster och hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar.
• Administrera upphandlingar och avtal med olika leverantörer.
• Hantera krav, försäkringsärenden och rättsliga tvister.
• Informera och marknadsföra kommunens verksamheter i olika sammanhang.
• Rekrytera nya medarbetare.
  

Vad har vi för rätt att hantera dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter inom varje styrelse och nämnds verksamhetsområde och vi hanterar dina uppgifter med stöd av dataskyddslagstiftningen och de lagliga grunder som anges där. Det finns följande lagliga grunder för personuppgiftsbehandling vid:

• Samtycke
• Avtal
• Rättslig förpliktelse
• Skydd för grundläggande intressen
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning
• Efter en intresseavvägning

Många personuppgiftsbehandlingar inom kommunen grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Det förekommer också att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig. När vi använder bilder inhämtar vi ditt samtycke.

Vad gäller om du samtyckt till att vi hanterar dina uppgifter?

Om du har samtyckt till att vi hanterar dina personuppgifter har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta kommunens datskyddsombud. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av publiceringen innan samtycket återkallades.

Vilken typ av personuppgifter samlar vi in från dig?

Vi samlar in de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna behandla ditt ärende. Det kan vara namn, kontaktuppgifter och personnummer när det behövs. Ditt ärende kan gälla en ansökan om bygglov, barnomsorgsplats eller föreningsbidrag, eller att du ställer en fråga som du vill få svar på. Personuppgifter som kommer in till en kommun blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte spara uppgifter hur som helst utan måste följa lagar och regler för dokumenthantering och gallringsbeslut.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmänna handlingar. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras under den tid som är nödvändig och i vissa fall för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan. De uppgifter vi samlar in från andra kan vara:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
• Uppgifter från andra myndigheter.
• Uppgifter från kredit- och upplysningsföretag.

När är du skyldig att lämna uppgifter till oss?

För att kunna ingå avtal med oss behöver du lämna de personuppgifter vi begär annars kan vi inte skriva något avtal. I de fall det finns en skyldighet enligt lag att lämna personuppgifter till oss så informerar vi dig.

Automatiserat beslutsfattande

Ett automatiserat beslut är ett beslut som enbart grundas på automatisk behandling, utan mänsklig medverkan. Om vi använder automatiserat beslutsfattande så informerar vi dig.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

I vissa fall kan dina personuppgifter lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dem. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• Transportservice (taxi- och bussbolag för persontransporter).
• Betalningar (fakturahantering, banker och betaltjänster).
• Kommunikation och marknadsföring (kommunikationsbyråer, tryckerier och sociala medier).
• IT-tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll av våra IT-lösningar).
• Personalärenden (rekryteringsföretag, medarbetarundersökningar, företagshälsovård).
  

Överföring till tredje land

Överföring till tredje land betyder att uppgifter lämnas till länder utanför EU och EES-länderna Norge, Island och Liechtenstein. Om vi överför dina personuppgifter till tredje land så informerar vi dig.

Dina rättigheter som enskild

Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ett utdrag på de uppgifter vi har registrerade om dig. Du kan även begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. Du har även i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade och/eller flyttade.

Du kan begära ut uppgifter om vad om finns om dig eller ditt barn hos Hagfors kommun via e-tjänsten begäran om registerutdrag.

Begäran om registerutdrag från Hagfors kommun Länk till annan webbplats.

Hur kontaktar du oss vid frågor om dataskydd?

Hagfors kommun har en gemensam organisation för arbetet med dataskydd. Dataskyddsombudets uppgift är att informera och ge råd kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Integritetsskyddsmyndigheten. Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud eller kommun@hagfors.se

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

För Hagfors kommun är kommunstyrelsen och miljö- och byggnämnden personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som behandlas inom respektive verksamhetsområde.

Organisationsnummer: 212000-1884
Adress: Kommunstyrelsen, Dalavägen 10, 683 80 Hagfors
Miljö- och byggnämnden, Dalavägen 12, 683 80 Hagfors

Telefon, växel: 0563-185 00

Har du synpunkter på vår hantering?

Tycker du att vår hantering av dina personuppgiffter är felaktig och vill klaga kan du vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet på området. Detta gör du enklast genom att kontakta vårt dataskyddsombud. Du har även rätt att lämna in ett klagomål direkt till Integritetsskyddsmyndigheten

Lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.