Medborgardialog och samråd

Antagen av kommunfullmäktige 2017-09-25 § 57
Att gälla från och med 2017-10-01

Inledning

Inledning Hagformmuns policy för medborgardialog är ett långsiktigt och kommunövergripandestyrdokument som utgår från visionen ”Förtroende genom öppenhet och ansvar”, Hagforsstrategin 2017-2027 och kommunens övergripande målkort. Policyn preciseras närmare i Hagfors kommuns handbok för medborgardialog. I handboken, som vänder sig både till förtroendevalda och
tjänstepersoner, beskrivs också metoder och verktyg för att praktiskt genomföra olika former av medborgardialog. Där finns mer information om syftet och målsättningen med medborgardialogerna, hur vi ska tänka när vi planerar, hur en medborgardialog ska genomföras, hur de ska dokumenteras och hur resultaten ska kommuniceras till båda deltagare i dialogen men också via kommunens officiella kanaler.

Syfte

En systematisk och strukturerad medborgardialog är avsedd att bidra till att bredda och förbättra kommunens arbete och frågor genom att låta medborgarna komma med åsikter inför beslut som kan ha en effekt på dem. Dessutom vill kommunen uppnå den långsiktiga effekten att förtroendevalda och tjänstepersoner med hjälp av dialoger skapar bland annat förtroende, tillit, förståelse, klarhet och en
känsla av sammanhang. En ordentligt planerad medborgardialog kan också syfta till att skapa och locka fram deltagande personers engagemang och stärka deras förutsättningar att delta och framföra sina synpunkter inför beslut.

Koppling till Hagforsstrategin

Hagforsstrategin blickar framåt och tar avstamp i hur förtroendevalda och tjänstemän tillsammans med övriga delar av vår kommun skapar de bästa förutsättningarna för att göra Hagfors kommun till en attraktivare kommun att bo, leva och verka i. Hagforsstrategin ska gälla till 2027 och innehåller en vision, sju styrkor, fem prioriterade områden med tillhörande åtgärder och 35 mätbara mål. I
Hagforsstrategin har vi tillsammans med medborgarna beslutat vart vi vill och genom strategin kan vi använda dialoger som ett verktyg för att uppnå de mål vi satt upp.

Definition av medborgardialog

Medborgardialog är en politisk fråga som ska initieras av de förtroendevalda och handlar om en demokratisk rättighet att påverka politiska beslut. Det är utskotten, nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige som lämnar förslag om och när medborgardialog ska genomföras men beslutet om genomförandet ligger alltid hos kommunfullmäktige. Medborgardialog är organiserade dialoger mellan kommunens förtroendevalda och invånarna i kommunen som syftar till att få ett bredare underlag inför beslut. Att bjuda in till medborgardialog innebär en skyldighet att göra någonting av det som kommer fram genom dialogen. Det betyder inte att alla synpunkter ska tillgodoses, men det innebär att det alltid ska finnas en vilja och ambition att låta synpunkter ta plats på riktigt. Att det ska genomföras medborgardialoger ska om möjligt framgå i de beslut som tas och lämnas över till tjänstepersoner för verkställande. Där ska syftet med dialogen
framgå, vilket ärende/framtida beslut medborgardialogen kopplas, tidsperiod för när dialogerna ska genomföras respektive när beslut i frågan förväntas ske, budget och resurser och vilka förtroendevalda eller tjänstepersoner som är ansvariga och förväntas delta i dialogaktiviteten.

Brukardialog

Det är viktigt att göra skillnad på medborgardialog och så kallad brukardialog. Med brukare avses medborgare som använder och tar del av kommunens verksamheter, utbud och tjänster. Brukardialog skiljer sig från medborgardialog på så sätt att det enbart är de berörda brukarna som deltar och riktar sig främst till personer/grupper som använder kommunens tjänster eller service. En brukardialog sker
vanligtvis mellan tjänstepersoner och medborgare i syfte att förbättra verksamheten. Brukardialog är ett verktyg för kvalitetsutveckling av den offentliga sektorns tjänster och service och initiativ tas av tjänstepersoner som bjuder in till dialog. Brukardialogen handlar om uppföljning, om hur nöjda våra
brukare/medborgare är med kommunens service, bemötande eller kvalitet och för att få nya idéer om hur verksamheten kan förändras, men berörs inte närmare i den här policyn.

Principer för dialog

Erfarenheter från arbete med medborgardialog visar att det är viktigt att det finns gemensamma principer för att skapa ett enhetligt dialogarbete, som ingår som en självklar del i kommunens styrning och som är kopplat till mål- och budgetprocessen. Hagfors kommuns principer utgör det ramverk som kommunens medborgardialog bygger på och som förtroendevalda och tjänstepersoner ska utgå från vid allt dialogarbete.

• Vid politiska förslag till beslut som direkt berör kommuninvånarna ska alltid medborgardialogövervägas. Om ett beslut kräver en medborgardialog ska detta stå med i tjänsteskrivelsen tidigt Medborgardialog ska genomföras när vi har ett behov av att få reda på vad kommuninvånarna tycker
• Det ska alltid finnas ett tydligt syfte och grad av påverkan när vi beslutar om en dialog
• Vårt mål, målgrupp och syfte med medborgardialogen avgör vilken typ av dialog vi genomför
• Förslag på områden/beslut som kan vara lämpliga att föra dialog kring ska föreslås avkommunfullmäktige, kommunstyrelsen och utskott/nämnd
• Olika metoder/verktyg ska användas för att nå kommuninvånare som vanligtvis inte deltar
• När vi ändrar planer, program eller policys som kan ha väsentliga konsekvenser för medborgarna ska vi alltid informera om det
• Det ska alltid framgå hur medborgares åsikter och synpunkter kommer att behandlas ochvilken påverkan de har i dialogen
• Vi ska utvärdera och utveckla våra formera för dialog löpande
• Vi ska alltid återkoppla och informera både deltagare i våra dialoger men även allmänhetenvia olika kanaler

Målgrupp

Medborgardialog omfattar alla som bor, lever och verkar i Hagfors kommun. I vissa frågor gäller det specifika grupper i vår kommun, i andra frågor bjuder vi in alla och i vissa fall behöver vi kombinera flera olika målgrupper. Ibland vill vi även engagera andra myndigheter, kommuner och aktörer. All dialog ska utgå ifrån kommunens grundvärderingar så som de framställs i kommunens olika visioner och styrdokument. För att få en kvalitativt och systematiskt hållbar medborgardialog bör syfte, öppenhet och kommunikation i processen vara tydlig och ha diskuterats igenom. Först när det är tydligt blir det också lättare att se vilken eller vilka målgrupper som ska bjudas in till dialog. Vi ska också aktivt fundera över hur vi når våra målgrupper och anpassa både val av metod för dialog men också kommunikationskanaler. Vi ska också där det går och är relevant ta extra hänsyn till, och bjuda in, de målgrupper som inte får höras lika ofta för att få en så bred syn på sakfrågan som möjligt.

Ansvar

Den grundläggande ansvarsfördelningen i kommunen är mellan avdelningar/enheter och de politiska organen, där de förtroendevalda ska besluta om vad som ska göras medan tjänstepersoner anger hur detta ska ske på effektivaste sätt.

Den medborgerliga delaktigheten ska hanteras inom ramen för de folkvaldas forum, nämligen under beredningen av ärenden till fullmäktige. Förslaget om att verka för att våra medborgare ska ha förutsättningar att delta och framföra sina synpunkter inför beslut ska ses som en demokratisk princip. Det är fullmäktige som avgör behovet och omfattningen av informations- och demokratifrämjande insatser i kommunen, och därför ska det vara fullmäktige som beslutar om när och hur våra medborgare ska få framföra sina synpunkter eller vara delaktiga i kommunens beslut på olika sätt. Det är också fullmäktiges ansvar för att ett ärende är tillräckligt berett inför beslut. Besluten kan exempelvis behöva anpassas till de lokala omständigheterna genom att fråga berörda målgrupper, för att göra styret blir mer effektivt. Det är därför ett politiskt ansvar att ta beslut om i vilka frågor vi ska ha medborgardialoger kring. Det åligger också de förtroendevalda att i samband med beslut om att genomföra medborgardialog också ta beslut om syfte med dialogen och dess ramar, möjligheter och begränsningar, när den ska ske och vilka förtroendevalda och tjänstepersoner som ska vara involverade. På så sätt säkerställs att det finns tydliga ramar och resurser att genomföra både dialogen och den sakfråga dialogen behandlar.

Vi är redan idag skyldiga att, enligt viss speciallagstiftning, se till att det finns forum för nödvändiga samråd. Exempel på sådan lagstiftning är plan- och bygglagen (2010:900), kollektivtrafiklagen (2010:1065), miljöbalken (1998:808) och lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk som innehåller olika krav på krav på samråd.

Hagfors kommun har, utöver de lagstadgade samråden som nämns ovan, olika former av strukturerade dialoger med olika grupper i samhället. Pensionärsråd och funktionshinderråd är två exempel på politiskt beslutade dialogformer där medborgare får vara delaktiga i kommunal verksamhet. Att medborgare i kommunen får skicka in medborgarförslag till kommunen som ska beredas och beslutas politiskt är också ett exempel på en påverkansmöjlighet en enskild medborgare har.

Återkoppling

Hur resultaten återkopplas är avgörande för om medborgardialoger ska kunna fördjupa och utveckla demokratin, skapa förtroende och skapa en klarhet över medborgardialogens process. Deltagarna måste uppleva att deras synpunkter har uppmärksammats och tagits hand om och att deras deltagande har varit meningsfullt. I de fall medborgardialoger genomförs utan att resultatet återkopplas, eller om resultatet på annat sätt är icke-transparent, kan förtroendet för den lokala demokratin skadas. Återkoppling är också viktigt för deltagarnas möjligheter till ansvarsutkrävande och det påverkar därmed också den politiska jämlikheten. Återkoppling ska särskilt ske till de som deltar i medborgardialogerna, men också till allmänheten överlag. När fullmäktige fattar beslut efter att ha samrått med medborgare och övriga som deltagit i medborgardialogsaktiviteter bör fullmäktige också tydligt kommunicera hur dialogens deltagare fått möjlighet att komma in med synpunkter och hur dessa har påverkat besluten. Redan när det tas beslut om att genomföra en strukturerad medborgardialog ska det finnas en plan för hur återkoppling och kommunikation av dialoger kommer att ske, det ansvaret ligger på den beslutande församlingen att säkerställa att det kan genomföras innan beslut om medborgardialog ska tas.

Uppföljning

Kommunfullmäktige ansvarar för uppföljningen av Hagfors kommuns arbete med medborgardialog. Uppföljningen ska göras årligen i samband med bokslutsprocessen. När en dialogaktivitet genomförs ska den också följas upp och utvärderas löpande.

Initiativ tas av kommunstyrelsen för en uppföljning av policyn varje ny mandatperiod.

Giltighetstid

Policyn gäller tillsvidare