Upphandling - så här går det till

1. Planering

Hagfors kommun utgår alltid från verksamhetens behov för vad som behöver upphandlas och varför. Marknaden och lösningar från olika leverantörer undersöks. Kommunen går ibland ut med en RFI, förfrågan om information. Om det är ett befintligt avtal som löper ut undersöker vi vad som fungerat bra respektive mindre bra. Planeringen är den fas i en upphandling som tar längst tid.

För leverantörer är upphandlingen ett bra tillfälle att komma med information om vilka krav som är rimliga att ställa på varan eller tjänsten och leveranstiden. Leverantörerna har även tid att svara på frågor skriftligt eller i dialogmöten om hur behovet kan lösas på bästa sätt.

2. Upphandlingsdokument

I upphandlingsdokumenten beskriver kommunen vad som ska upphandlas. Upphandlingsdokumenten fastställer kraven på leverantören och på varan/tjänsten som upphandlas. Det anges även hur utvärdering av anbud kommer att göras och hur avtalet med den vinnande leverantören kommer att se ut.

Upphandlingsdokumenten får inte begränsa konkurrensen och leverantörer ska kunna lämna anbud på lika villkor. Det är viktigt att upphandlingsdokumenten är tydliga och fullständigt utformade eftersom de ligger till grund för avtalet.

3. Annonsering

När ett upphandlingsdokument är färdigställt annonseras det. Undantag kan vara vid direktupphandling och under vissa omständigheter vid förhandlat förfarande.
Beroende på vilket upphandlingsförfarande som används tillämpas olika annonseringstider. De flesta upphandlingar annonseras i minst 30 dagar.

Som anbudsgivare har du alltid möjligheten att ställa frågor, be om förtydliganden eller kompletteringar av upphandlingsdokumentet under annonseringstiden vilket är bra för att undvika oklarheter.

Frågor och svar ställs elektroniskt via upphandlingsverktyget E-avrop och alla anbudsgivare som hämtat ut upphandlingsdokumentet via E-avrop får information om att något nytt har tillkommit till upphandlingen.

4. Anbudsgivning

Anbud ska lämnas elektroniskt. I annonsen och i upphandlingsdokumentet anges när anbud ska lämnas och vad det ska innehålla. Samtliga krav på leverantören och krav på varan/tjänsten ska vara uppfyllda vid anbudslämnandet för att anbudet ska utvärderas.

Ett anbud som har kommit in för sent får inte tas upp till prövning, även om anbudsgivaren inte har orsakat förseningen. Anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att kommunen beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

5. Kontroll av leverantörers lämplighet

Leverantörens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i upphandlingsdokumentet. Det kan till exempel vara leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Leverantören förbinder sig att eventuell grund för uteslutning av leverantör inte finns som till exempel brott, obetalda skatter eller missförhållanden i sin verksamhet. Detta kan du läsa om i lagen om offentlig upphandling, kapitel 13, paragraf 1-3.

6. Tilldelning av kontrakt

Kommunen tilldelar kontraktet till den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud enligt den utvärderingsgrund som har angivits, bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris. När det finns utvärderingskriterier på kvalitet kan det resultera i till exempel avdragspoäng eller mervärden som påverkar anbudssumman. Tilldelningsbeslutet med skäl lämnas till alla anbudsgivare elektroniskt.

En elektronisk underrättelse ska lämnas även vid ett beslut att avbryta en upphandling eller att en upphandling ska göras om.

7. Avtalsspärr

Efter att beslut om tilldelning har fattats och beskedet skickats, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa, den så kallade avtalsspärren. Under denna period finns möjlighet för leverantör att ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

8. Avtalsskrivning

Om ingen överprövning har inkommit görs avtalsskrivning med den/de vinnande leverantören/leverantörerna och leverans kan påbörjas. Om det blir en överprövning får avtal inte skrivas förrän domstol har avgjort målet.

9. Avtalsförvaltning

Under avtalsperioden görs uppföljning/avstämning att avtalet följs av båda parter. Eventuella prisjusteringar under avtalsperioden görs enligt avtalet.

När kan vi göra en direktupphandling

Som kommun har vi även möjlighet att göra direktupphandling. Det innebär att viköper in varor eller tjänster utan vanlig annonsering, vilket tillåts om inköpets värde är under de lagstadgade beloppsgränserna eller om det finns särskilda skäl enligt lagen om offentlig upphandling.

Konkurrensverket om när direktupphandling är tillåtet Länk till annan webbplats.

Upphandlingsmyndigheten om att göra en direktupphandling Länk till annan webbplats.